Over de functie

De rol van Management Assistent is constant aan verandering onderhevig. Als Management Assistent houd je de agenda van de Store Manager bij, in samenhang met de agenda’s van het MT, organiseert vergaderingen en afspraken. Daarnaast speel je een belangrijke rol in de interne communicatie waarbij je verantwoordelijk bent voor het op de juiste wijze delegeren binnen de organisatie van vele werkzaamheden.

In deze functie werk je nauw samen met de Storemanager. Je maakt veel mee van wat er allemaal speelt binnen ons bedrijf, legt contacten met collega’s op het Servicekantoor en de directie assistenten en staat daarnaast ook in contact met de collega’s in de winkel. Het werk is erg divers en afwisselend.

Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van interne evenementen, zoals jubilaris vieringen en neemt in een aantal gevallen zelfstandig beslissingen namens de Bijenkorf. Je bent de rechterhand van de Store Manager en het eerste aanspreekpunt.

Er wordt van je verwacht dat je oog hebt voor detail, wel bespraakt bent en je onafhankelijk op kunt stellen. Daarnaast moet je verschillende werkzaamheden en projecten naast elkaar kunnen overzien en uitvoeren, organiseren, prioriteiten stellen en delegeren waar nodig.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

  • Beheert de agenda van de Storemanager, plant afspraken en vergaderingen, zorgt voor bereikbaarheid van de Storemanager en maakt juiste inschatting van de prioriteit en beheerst de verschillende interne vergaderlocaties incl. de planning en de vergaderfaciliteiten.
  • Fungeert als contactpersoon tussen de winkel en het Service Kantoor. Checkt bij afwezigheid Store Manager de mail, kan goed de consequenties en prioriteiten inschatten van afspraken, stuurt door naar de lijn waar nodig en organiseert het eigen werk.
  • Schrijft i.o.m. Store Manager en Store MT interne memo’s en circulaires conform standaard format of aangeleverde tekst, beheert de mededelingen borden.
  • Maakt i.o.m. de Storemanager presentaties in Powerpoint, past centraal aangeleverde presentaties aan t.b.v. interne overleggen en events.
  • Vervult tijdens ontvangsten, vergaderingen, recepties e.d. de rol van gastvrouw/gastheer.
  • Verwerkt en verspreidt de binnengekomen post en organiseert diverse activiteiten, zoals jubilea, verjaardagen, e.d.
  • Bereid vergaderingen voor,(MT-vergaderingen, business update), verzamelt agendapunten/maakt agenda; reserveert vergaderlocatie en verzorgt de verspreiding van de te behandelen stukken, Verzamelt gegevens in lijn t.b.v. centrale evaluaties.
  • Notuleert en verzorgd actielijsten; ondersteund in de opvolging ervan.
  • Verzorgt in diverse rapportages/overzichten/schema’s (bijvoorbeeld vakantieplanning, verlofdagenregistratie, aanwezigheidsplanning MT, jubilea, telefoonlijsten e.d.) en signaleert afwijkingen aan de Store Manager.
  • Beheert de intranetnet pagina en de teams omgeving van de winkel; plaatst i.o.m. MT-informatie op de instore TV conform de richtlijnen; is dashboard beheerder.

Hoe jij ons team compleet maakt

De Management Assistent die we zoeken:

  • Kan snel schakelen en goed prioriteiten stellen
  • Is fulltime beschikbaar
  • Is integer en kan zelfstandig en proactief de MT leden ontzien;
  • Heeft uitstekende kennis van het Microsoft Office pakket (Outlook, PowerPoint);
  • Heeft ervaring in een ondersteunende rol;
  • Is communicatief vaardig, planning & organisatie skills, oplossingsgericht en flexibel; 
  • Heeft HBO/WO werk- en denkniveau

Get in contact

Do you want more information? Please contact us.

Mathijs van der Lee

People Partner

Don't want to miss any vacancies?

Set a job alert and receive suitable vacancies in your inbox!